Conservazione sostitutiva delle fatture: la scadenza da non mancare
Ogni fattura elettronica va conservata a norma per dieci anni, e il termine è legato alla dichiarazione dei redditi. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito che lo fa in automatico, ma la responsabilità resta del contribuente.
La conservazione sostitutiva è la parte della fatturazione elettronica che si tende a dimenticare, perché non si vede: le fatture partono, arrivano, si registrano, e sembra tutto finito. In realtà ogni documento va conservato a norma di legge per dieci anni, con garanzia di autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.
Il termine per portare in conservazione le fatture di un anno è agganciato alla dichiarazione dei redditi: in pratica, entro il terzo mese successivo. Per le fatture del 2024 questo significa che il momento utile è già passato da un pezzo, e chi non vi ha provveduto è tecnicamente inadempiente anche senza saperlo.
Vale per tutti, forfettari compresi
Un equivoco diffuso è che la conservazione riguardi solo le imprese strutturate. Non è così: ogni partita IVA che emette fatture elettroniche deve conservarle, inclusi i contribuenti in regime forfettario, oggi pienamente dentro il sistema.
La responsabilità dell'adempimento resta sempre in capo al contribuente, anche quando l'operazione viene delegata al software gestionale o al provider.
Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito: si attiva una sola volta dall'area riservata su ivaservizi.agenziaentrate.gov.it, alla voce «Fatturazione elettronica», e da quel momento le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio vengono portate in conservazione automaticamente.
Rispetto ai servizi di conservazione sostitutiva commerciali ha un vantaggio concreto: ti lascia indipendente. I documenti restano custoditi dall'Agenzia, così puoi cambiare gestionale quando vuoi senza vincoli e senza dover migrare l'archivio.
Sirio Cloud trasmette le tue fatture allo SDI: una volta attivato il servizio dell'Agenzia, la conservazione a norma prosegue da sé, senza doversene ricordare ogni anno.